Обработкавходящих заявок

сайт, мессенджеры, звонки, почта

Единая система вместо чатов и таблиц

Собираем входящие в одну логику: менеджер, статус, контроль и следующий шаг.

RA

Входящие заявки

СК

Северный Контур

Запрос расчета проекта

Беседа
AR

Atlas Retail

Интеграция WhatsApp

Беседа
ПС

ПромТех Сервис

Вопрос по SLA

Ожидание
NL

Nova Logistics

Сбой синхронизации API

Важное
ВГ

Вектор Групп

Возврат доступа

Беседа
UT

Urban Trade

Смена ответственного

Ожидание

Подсказки менеджеру

Первый ответ

Подсказка для первого касания с учетом источника заявки, комментария клиента и текущей загрузки отдела.

Шаблон в WhatsApp

Готовый текст для мессенджера с быстрым уточнением задачи, бюджета и следующего шага по заявке.

Повторный контакт

Напоминание и заготовка сообщения, если клиент не ответил после первого касания или отправки предложения.

Маршрут обработки

Маршрутизатор
Новый лид
Проверка дублей
Квалификация
Назначение
Следующий шаг
Контроль
В работе

Нагрузка команды

18
Входящих
11
В работе
2
Просрочки

Карточка обращения

RA

ROC AI Demo

Входящий лид

Компания

rocai.ru

Источник

Сайт / WhatsApp

Приоритет

Высокий

Статус

В процессе

Email

hello@rocai.ru

Журнал действий

Автоматический ответ отправлен

12:40

Источник определён: Сайт / WhatsApp

12:35

Запрос дополнительных данных

12:10

Назначение на специалиста

11:55

Аналитика

СлучайныеВсего
20012550250
Успешно+24.0%
JanFebMarAprMayJun

Сценарии обработки

Новая заявка
Карточка обращения
Назначение менеджера
Напоминание
Под контролем
Вырезанный персонаж для hero-композиции
Сайт и формыWhatsApp / TelegramЗвонки и почтаCRM и воронкаАвтоматизация ответов
Где теряются заявки и деньги

Заявки уже приходят, но часть денег теряется в обработке

Проблема чаще всего не в отсутствии лидов, а в том, что они приходят из разных каналов, обрабатываются вручную и плохо контролируются.

Иконка входящих сообщений
Каналы разъезжаются

Лиды приходят из разных мест

Сайт, звонки, WhatsApp, Telegram, email, формы и реклама живут в разных окнах и быстро теряются между людьми.

  • Нет одного окна входящих
  • Часть лидов остается в чатах
  • Нужно искать заявки вручную
Иконка уведомлений и скорости ответа
Скорость ответа проседает

Менеджеры отвечают слишком долго

Пока менеджер увидел заявку, пока понял контекст и пока ответил, клиент уже успевает уйти к конкуренту.

  • Нет мгновенной маршрутизации
  • Ответ зависит от загрузки команды
  • Медленный первый контакт режет конверсию
Иконка карточки лида
Потери между касаниями

Часть обращений просто теряется

Кто-то не перезвонил, кто-то не ответил в мессенджере, кто-то забыл про письмо или повторный контакт.

  • Нет единой истории по клиенту
  • Потери в переписках и почте
  • Непрозрачный статус обращения
Иконка аналитики и контроля
Нет прозрачного контроля

Руководитель не видит реальную картину

Сколько заявок пришло, кто обработал, где просели ответы и почему сливаются сделки — все это часто видно фрагментарно.

  • Отчеты собираются вручную
  • Сложно понять реальную нагрузку
  • Нет понятной картины по воронке
Иконка сценариев автоматизации
Рутина съедает отдел

Менеджеры тратят время не на продажи, а на рутину

Распределение, перенос данных, однотипные ответы, напоминания и уточнения забирают время, которое должно уходить на сделки.

  • Много ручных действий
  • Менеджеры устают на однотипных задачах
  • Сделки растут медленнее, чем поток лидов
Система обработки входящих

Единая система входящих,
а не просто CRM

Если сайт, мессенджеры, звонки и почта живут отдельно, CRM сама по себе не решает проблему. Нужна логика, в которой входящие собираются, распределяются и доводятся до следующего шага без ручного хаоса.

Собираем сайт, мессенджеры, звонки и почту в одну систему.
Назначаем ответственного и следующий шаг по каждой заявке.
Ускоряем первый ответ и снижаем потери между каналами.
Фиксируем статусы, уведомления и контроль просрочек.
Даём руководителю аналитику по входящим и воронке.
Клиентский и web-контур

Клиентский и web-контур

Роли и статусы

Клиент, менеджер, админ, история действий, статусы задач, документы, доступы, уведомления и сценарии внутри кабинета.

Роли и разрешения
Клиент
Доступ: ограниченный
Менеджер
Доступ: стандартный
Админ
Доступ: полный
Статусы задач
3
Новая
3 активные задачи
7
В работе
7 активных задач
2
Согласование
2 активные задачи
15
Готово
15 завершенных
Интеграции и рабочая логика
CRM
Payments
Maps API
API
Telegram
Push
Analytics
LLM

История активности

Сегодня, 10:30
Менеджер обновил статус задачи #452
Вчера, 18:45
Клиент загрузил документ “Договор.pdf”
Вчера, 14:20
Админ изменил права доступа для группы “Продажи”

Документы

Договор.pdf
В обработке
В работе
Счет-фактура_1023.xlsx
Утвержден
Готово
Техническое_задание.docx
Черновик
Draft

Управление доступом

Группы пользователей: 3
Активные сессии: 12
Запросы на доступ: 1

Центр уведомлений

Новое сообщение от клиента
Напоминание: срок по задаче #452
Отметить как прочитанные

Сценарии и автоматизация

Триггер: новый лид из CRM.
Действие: создать задачу и отправить уведомление в Telegram.

Аналитика
Активные задачи
Среднее время: 4.5 дня
Время
Выполнение
Завершено задач: 25%
Единое окно входящих

Сайт, формы, звонки, мессенджеры и почта попадают в одну понятную систему, а не живут в разных окнах и чатах.

Статусы, ответственные и аналитика

Каждое обращение закрепляется, получает этап, уведомления и контроль для руководителя без ручного перескакивания между каналами.

СайтWhatsAppTelegramЗвонкиEmailCRMСтатусыАналитика
Когда уже пора наводить порядок

Когда бизнесу уже пора наводить порядок во входящих

Это нужно не тогда, когда уже “совсем сломалось”, а когда входящие начали съедать скорость ответа, контроль и деньги отдела.

01

Лидов уже хватает, а скорость ответа плавает

Проблема не в количестве входящих, а в том, что часть из них обрабатывается слишком поздно или не тем менеджером.

02

Чаты, почта и звонки не связаны между собой

Когда сайт, WhatsApp, Telegram, звонки и email живут в разных окнах, бизнес почти всегда теряет часть заявок и рабочего времени.

03

Руководитель не видит, где именно теряются заявки

Без статусов, ответственных и понятной аналитики сложно управлять качеством обработки и конверсией по этапам.

Что получает бизнес

Что меняется после наведения порядка во входящих

Не про “автоматизацию ради автоматизации”, а про понятную рабочую систему, где каждое обращение не теряется между каналами и людьми.

быстрее ответединые статусыконтрольаналитика
01

Все входящие в одной системе

Заявки, звонки, переписки и формы перестают жить в разных окнах и становятся единым рабочим потоком.

02

Быстрее первый ответ клиенту

У команды появляется понятная логика обработки, и часть потерь уходит просто за счет скорости и закрепления ответственных.

03

Контроль по этапам и менеджерам

Каждое обращение получает статус, следующий шаг и контроль для руководителя без ручного поиска по чатам.

04

Основа для роста без хаоса

Когда поток лидов растет, система помогает выдерживать объем, а не разваливает отдел продаж на ручных действиях.

Кейс и типовой сценарий

Как это выглядит в реальном проекте и в типовом запуске

Показываем реальный кейс с кастомной CRM и типовой запуск, где входящие собираются в одну систему и не теряются между каналами.

Реальный кейс

Кастомная CRM для входящих заявок

Собрали экран, где сайт, WhatsApp, Telegram, звонки и почта сходятся в одну систему: статус, ответственный, следующий шаг и контроль руководителя.

входящиеCRMконтроль
Смотреть кейс
RA

Входящие заявки

СК

Северный Контур

Запрос расчета проекта

Беседа
AR

Atlas Retail

Интеграция WhatsApp

Беседа
ПС

ПромТех Сервис

Вопрос по SLA

Ожидание
NL

Nova Logistics

Сбой синхронизации API

Важное
ВГ

Вектор Групп

Возврат доступа

Беседа
UT

Urban Trade

Смена ответственного

Ожидание

Подсказки менеджеру

Первый ответ

Подсказка для первого касания с учетом источника заявки, комментария клиента и текущей загрузки отдела.

Шаблон в WhatsApp

Готовый текст для мессенджера с быстрым уточнением задачи, бюджета и следующего шага по заявке.

Повторный контакт

Напоминание и заготовка сообщения, если клиент не ответил после первого касания или отправки предложения.

Маршрут обработки

Маршрутизатор
Новый лид
Проверка дублей
Квалификация
Назначение
Следующий шаг
Контроль
В работе

Нагрузка команды

18
Входящих
11
В работе
2
Просрочки

Карточка обращения

RA

ROC AI Demo

Входящий лид

Компания

rocai.ru

Источник

Сайт / WhatsApp

Приоритет

Высокий

Статус

В процессе

Email

hello@rocai.ru

Журнал действий

Автоматический ответ отправлен

12:40

Источник определён: Сайт / WhatsApp

12:35

Запрос дополнительных данных

12:10

Назначение на специалиста

11:55

Аналитика

СлучайныеВсего
20012550250
Успешно+24.0%
JanFebMarAprMayJun

Сценарии обработки

Новая заявка
Карточка обращения
Назначение менеджера
Напоминание
Под контролем
Типовой сценарий

Типовой запуск: сайт, реклама и WhatsApp

Лид попадает в одну систему, назначается менеджеру, получает этап и следующий шаг, а руководитель видит скорость ответа и точки потерь.

сайтрекламаWhatsApp
Смотреть сценарий
Сайт / реклама / WhatsAppЕдиная маршрутизация
Новая заявкаСайт → CRM
Первый ответМенеджер назначен
СтатусВ работе
WhatsAppCRMУведомление
Как наводим порядок

От хаоса во входящих до понятной системы обработки заявок

Начинаем не с большого внедрения, а с разбора текущего процесса и первого этапа, который даст эффект быстрее всего.

01

Разбираем, как заявки приходят сейчас

Смотрим каналы, роли менеджеров, точки провала и текущую логику обработки входящих.

02

Собираем схему первого этапа

Определяем, что должно быть в единой системе уже на старте: источники, статусы, маршруты, ответственные и шаблоны.

03

Запускаем рабочую логику

Подключаем нужные каналы, настраиваем сбор заявок, уведомления, воронку и контроль по ответственным.

04

Усиливаем автоматизацией и аналитикой

Добавляем сценарии, шаблоны, автодействия и отчетность там, где это реально дает быстрый эффект.

Частые вопросы перед стартом

Снимаем основные возражения до заявки

Да. Частая проблема не в отсутствии CRM, а в том, что входящие по-прежнему живут в разных каналах и обрабатываются вручную. Мы смотрим на реальный процесс, а не только на наличие системы.

Разбор обработки входящих

Опишите, как у вас сейчас обрабатываются заявки, и получите черновой план первого этапа

На коротком разборе покажем, где у вас теряются заявки и время, что стоит собрать в одну систему в первую очередь и какой формат автоматизации реально нужен.

Иконка точек потерь
Карта точек потерь

Поймете, где у вас сливаются лиды, время менеджеров и контроль над процессом.

Иконка плана первого этапа
План первого этапа

Увидите, что подключать сначала: сбор входящих, CRM-логику, маршрутизацию или аналитику.

Иконка коммуникаций и автоматизации
Что автоматизировать первым

Распределение заявок, уведомления, фиксацию этапов, типовые ответы или повторные касания.

Иконка оценки объема
Черновую оценку объема

Сразу станет понятен порядок работ и масштаб первого этапа без перегруза команды.

Бриф по входящим

Опишите задачу в свободной форме

Например: заявки идут с сайта, WhatsApp, Telegram и звонков, менеджеры отвечают вручную, часть лидов теряется, нужна понятная система и контроль.

Файл не прикреплён

Свяжемся, уточним пару вопросов и подготовим логику первого этапа под ваш поток входящих.